做外账的报销单该怎么整理

  做外账的报销单该怎么整理

  费用支出报销制度及流程：

  1.为加强企业财务管理、规范费用开支、报销行为，有效控制和节约公司的费用支出，制定本制度。

  2.本制度中所称的费用指：公司在经营活动中所产生的开发费、推广费、设备采购费、差旅费、行政办公费、应酬费、市内交通费等。

  3.控制原则

  3.1计划管理、分级负责、层层把关。

  3.2由各部门经理负责本部门人员费用报销的真实性、合理性的一级审查，由财务经理对报销票据的合法性的二级审查。

  3.3费用报销一律经总经理审核签字后，方可报销入账。

  4.费用申请程序

  4.1费用的控制实行计划管理，由需要支付的个人先行填写借款单，列明：费用的性质、用途、预支金额、款项预支的时间等要素，先报部门经理审批同意后，报总经理审核签批。

  4.2借款不能及时收回的，由部门经理承担。

  5.费用过程管理

  5.1费用发生过程中，当事人应当充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等，如未能取得合法(被税务机关认可)的票据而被财务经理剔除的部分支出，公司原则上不予以承担。

  5.2差旅费报销执行公司规定的《差旅费报销标准》。

  5.3设备的维修服务费用报销要附《维修服务反馈单》，以此确认承担部门或单位。

  6.费用单据整理

  6.1费用发生完毕后，当事人应当及时将收集到的费用单据进行整理归类，采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴，粘贴过程中区分费用的性质(如：交通费、住宿费、招待费、维修服务反馈单等)分类粘贴，便于归类计算和整理。

  6.2当事人在填写“费用报销单”时，应遵守“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全、并签署自己的名字，交共同参与的人员复核，并签署其姓名，“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用的金额，并要保证费用金额的大、小写必需一致，否则无效。

  7.费用报销流程

  7.1当事人应填写完整、附件齐全的“费用报销单”送交本部门经理进行审核。

  部门经理就重点对费用发生的真实性、费用金额合理性进行审核，部门经理审核无异议后，应在“费用报销单”部门经理一栏签署审核意见并签署部门经理的名字。

  7.2当事人将取得经过本部门经理审核签署后的“费用报销单”送交财务部门进行审核。

  财务经理应重点对“费用报销单”后附的原始发票和单据进行合法性审查，对费用金额的计算进行复核稽查。财务经理审查无异后，应在“费用报销单”财务部门一栏签署审核意见并签署财务经理的名字。

  7.3财务部将取得由部门经理、财务部门经理审批签署后的“费用报销单”，报送到公司总经理，由总经理进行最后的审查和审核。

  总经理一般仅从“费用报销单”的形式要素上进行审查，看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真实，总经理审查无异议后，在“费用报销单”签署审核意见并签名。

  7.4总经理签批后“费用报销单”，交财务部门的出纳员，通知费用报销当事人领取资金、抽借条、还账处理。

  出纳员应对“费用报销单”进行审核，重点看报销是否有涂改、费用的计算是否正确，后附的发票单据是否齐全、审批手续是否齐备，出纳员在审核无误后方可付款。

  发票整理：

  自己的把已开的和未开的分开，收回来的把认证的和未认证的分开，月底的话自己开的做帐，收回来的一张做账，一张认证，认证的要装订。